OCR và IDP là gì — bóc chữ rồi hiểu chứng từ để doanh nghiệp hết nhập tay

Bài này dành cho chủ doanh nghiệp và người quyết. OCR và IDP được giải bằng ẩn dụ dễ hiểu, kèm khác nhau giữa hai mức, cơ chế xử lý chứng từ và cách MONA áp dụng.

Vì sao đáng quan tâm: nhập tay chứng từ là một trong những khâu ngốn người và dễ sai nhất. OCR và IDP cắt bỏ phần lớn việc đó.

Hình dung một người được giao xấp hoá đơn chụp ảnh. Nếu việc của họ chỉ là gõ lại y nguyên từng chữ trên ảnh thành văn bản, đó là đánh máy lại. Có chữ rồi nhưng vẫn phải có người khác đọc để biết con số nào là tổng tiền.

Một thư ký hiểu việc thì khác. Nhìn hoá đơn là biết ngay số nào là tổng, ngày nào là ngày lập, dòng nào là nhà cung cấp, rồi điền thẳng vào đúng ô trong sổ.

OCR là người đánh máy lại: cho ra chữ. IDP là thư ký hiểu việc: cho ra đúng trường đã gắn nhãn, sẵn sàng vào hệ thống mà không cần người đọc lại từng dòng.

OCR nhận diện ký tự trên ảnh và trả về chuỗi chữ kèm vị trí. IDP đứng trên OCR, thêm bước hiểu bố cục và ngữ nghĩa để rút trường, thường dùng cả mô hình đa phương thức lẫn mô hình ngôn ngữ.

• OCR. Biến điểm ảnh thành chữ, kèm toạ độ từng khối chữ.
• Hiểu bố cục. Nhận ra bảng, dòng, ô, chữ ký, con dấu.
• Rút trường có nhãn. Gắn nhãn số hoá đơn, ngày, tổng tiền, mã số thuế.

Vì vậy OCR là một phần của IDP. IDP là cả dây chuyền biến một tấm ảnh chứng từ thành dữ liệu có cấu trúc dùng được.

• Bỏ phần lớn nhập tay. Chứng từ vào thẳng hệ thống thay vì gõ lại từng dòng.
• Giảm sai sót. Máy không mỏi mắt, ít gõ nhầm số hơn người làm hàng loạt.
• Xử lý nhanh. Một xấp chứng từ được rút trường trong thời gian ngắn.
• Dữ liệu lên hệ thống. Dữ liệu có cấu trúc, vào thẳng kế toán, kho, CRM.
• Dễ tra cứu. Chứng từ thành dữ liệu tìm được, không nằm chết trong ảnh.

OCR và IDP là cách trực tiếp nhất để cắt khâu nhập liệu thủ công vốn ngốn người và hay sai.

Một dây chuyền IDP chuẩn gồm bốn nhịp:

• Làm sạch ảnh. Xoay thẳng, khử nhiễu, tăng tương phản để chữ rõ.
• Bóc chữ. OCR cho ra toàn bộ chữ kèm vị trí.
• Hiểu và rút trường. Nhận ra loại chứng từ, gắn nhãn từng trường cần.
• Kiểm tra và đẩy đi. Soi trường ngờ vực, cho người duyệt ca khó rồi đưa vào hệ thống.

Bước kiểm tra rất quan trọng: chứng từ liên quan tiền và pháp lý, nên cần có guardrails và người duyệt cho các trường rủi ro.

Giả sử nhận một hoá đơn chụp bằng điện thoại, hơi nghiêng và mờ một góc. Người làm tay sẽ phải căng mắt đọc rồi gõ.

Dây chuyền IDP xoay thẳng ảnh, bóc chữ, rồi rút số hoá đơn, ngày lập, tổng tiền, mã số thuế. Trường nào đọc chắc thì đi thẳng, trường nào mờ khó chắc thì đánh dấu để người duyệt.

Kết quả là phần lớn hoá đơn vào hệ thống không cần gõ, chỉ những trường ngờ vực mới cần mắt người. Đó là cách IDP cắt việc mà vẫn giữ độ chính xác.

Ba cách xử lý chứng từ khác nhau rõ về công sức và độ chính xác:

OCR là bước cần nhưng chưa đủ. IDP mới là thứ biến chứng từ thành dữ liệu vào hệ thống mà gần như không cần gõ.

Tự động hoá chứng từ cần cân giữa nhanh và chắc:

• Mức tự động. Cho qua thẳng nhiều trường giúp nhanh, nhưng rủi ro lọt lỗi.
• Ngưỡng tin cậy. Trường dưới ngưỡng chắc chắn thì chuyển người duyệt.
• Loại trường. Trường tiền, mã số thuế, số hợp đồng nên kiểm chặt hơn.

Cách làm đúng là tự động phần lớn, giữ người duyệt ở đúng các trường quan trọng, thay vì hoặc gõ hết hoặc tin máy mù quáng.

Không phải chứng từ nào cũng dễ như nhau. Độ khó quyết định cách triển khai:

Cách khôn là bắt đầu từ loại chứng từ phổ biến và có cấu trúc rõ, làm cho chắc rồi mới mở sang loại khó và đa dạng hơn.

• Tưởng OCR là đủ. Có chữ thô nhưng vẫn phải người sắp trường, chưa cắt được mấy việc.
• Bỏ bước làm sạch ảnh. Ảnh nghiêng, mờ làm bóc chữ sai từ gốc.
• Không có ngưỡng tin cậy. Cho qua hết nên lỗi lọt thẳng vào sổ sách.
• Không có người duyệt ca khó. Trường tiền, pháp lý sai mà không ai chặn.
• Quên bảo mật giấy tờ nhạy cảm. Căn cước, hợp đồng cần kiểm soát truy cập chặt.

Phần lớn rủi ro của tự động hoá chứng từ nằm ở khâu kiểm tra và bảo mật, không phải ở việc bóc chữ. Đây là chỗ cần làm bài bản.

MONA làm OCR và IDP như một dây chuyền có kiểm soát, không tin máy mù quáng:

• Chọn loại chứng từ trước. Bắt đầu từ loại nhiều và có cấu trúc rõ để thấy hiệu quả nhanh.
• Dựng dây chuyền đầy đủ. Làm sạch, bóc chữ, rút trường có nhãn, không dừng ở OCR.
• Đặt ngưỡng và người duyệt. Trường dưới ngưỡng chắc chắn và trường rủi ro được chuyển người.
• Nối thẳng hệ thống. Đẩy dữ liệu vào kế toán, kho, CRM thay vì xuất file rồi gõ lại.

Chứng từ thường chứa thông tin nhạy cảm và liên quan pháp lý. MONA tuân thủ guardrails và nguyên tắc dữ liệu theo Nghị định 13/2023, kiểm soát truy cập giấy tờ tuỳ thân chặt chẽ.

OCR và IDP đáng cân nhắc khi doanh nghiệp đang ngập trong chứng từ giấy và ảnh:

• Kế toán, kho. Hoá đơn, phiếu nhập xuất, phiếu giao nhiều mỗi ngày.
• Ngân hàng, tài chính, bảo hiểm. Hồ sơ, chứng từ, giấy tờ tuỳ thân khối lượng lớn.
• Hành chính, nhân sự. Hợp đồng, đơn từ, giấy tờ cần lưu và tra cứu.
• Bán lẻ, logistics. Phiếu giao, biên nhận từ nhiều nguồn.

Khi lượng chứng từ ít, gõ tay vẫn ổn. Khi khối lượng lớn và sai sót gây tốn kém, OCR và IDP là khoản đầu tư trả lại nhanh.

OCR và IDP dễ hiểu nhưng làm cho chính xác và an toàn cần kinh nghiệm với chứng từ thật. Doanh nghiệp nên cân nhắc MONA khi:

• Đang tốn nhiều người cho việc nhập tay hoá đơn, phiếu, hợp đồng.
• Cần dữ liệu chứng từ vào thẳng kế toán, kho, CRM thay vì xuất file rồi gõ lại.
• Xử lý giấy tờ nhạy cảm, cần kiểm soát truy cập và tuân thủ bảo mật.
• Muốn một dây chuyền có ngưỡng tin cậy và người duyệt cho trường rủi ro.

Giải pháp xử lý chứng từ của MONA dựng dây chuyền IDP có kiểm soát và nối thẳng hệ thống. Tham khảo phần mềm nhập hàng cho xử lý chứng từ mua hàng và Sale AI cho luồng dữ liệu khách hàng.