AI đối chiếu 3 chiều: đơn ↔ hợp đồng ↔ hoá đơn — chặn trả tiền sai, chặn gian lận

Thanh toán cho nhà cung cấp là lúc tiền ra. Không khớp đủ ba chứng từ là dễ mất tiền oan.

• Trả cho hàng chưa nhận. Hoá đơn về nhưng hàng giao thiếu, vẫn trả đủ là mất tiền.
• Sai giá, sai số lượng. Hoá đơn lệch so với đơn đặt mà không ai soi kỹ.
• Hoá đơn khống, trùng. Thanh toán hai lần một hoá đơn, hoặc hoá đơn không có đơn đặt.
• Đối chiếu tay tốn giờ. Khớp từng dòng ba chứng từ, dồn cuối tháng, dễ bỏ sót.

Đây là việc AI làm được: khớp ba chứng từ tự động và chặn trả khi lệch.

• Gom & đọc 3 chứng từ. Đơn đặt, phiếu nhận và hoá đơn về cùng một chỗ để khớp.
• Khớp từng dòng. So mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền giữa ba chứng từ.
• Soi lệch & chặn trả. Khớp thì cho duyệt thanh toán, lệch thì chặn và gắn cờ.
• Bắt gian lận & trùng. Hoá đơn khống, trùng, không có đơn đặt được phát hiện.

AI lo phần khớp và soi lệch. Người duyệt chênh lệch và quyết thanh toán.

• Gom 3 chứng từ. Ghép đơn đặt, phiếu nhận và hoá đơn theo cùng giao dịch.
• Khớp dòng. So mặt hàng, số lượng nhận thực, đơn giá theo hợp đồng.
• Đánh giá lệch. Trong dung sai thì cho qua, ngoài dung sai thì gắn cờ.
• Cho trả hoặc chặn. Khớp thì đẩy duyệt thanh toán; lệch thì giữ lại cho người xử.

Khác biệt nằm ở việc chặn tiền ra sai:

• Trước: kế toán khớp tay từng dòng, dễ trả cho hàng chưa nhận, sai giá, hoá đơn trùng, dồn cuối tháng.
• Sau: AI khớp ba chứng từ, chặn thanh toán khi lệch, bắt gian lận, người chỉ duyệt phần chênh lệch.

• Trích dữ liệu chứng từ. Đọc đơn đặt, phiếu nhận, hoá đơn (cả PDF, ảnh) thành dữ liệu khớp được.
• Ghép giao dịch. Nối ba chứng từ thuộc cùng một đơn mua, kể cả khi mã không khớp hoàn toàn.
• Khớp từng dòng. So mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng.
• Quy tắc dung sai. Cho phép lệch nhỏ trong ngưỡng, chặn lệch ngoài ngưỡng.
• Phát hiện bất thường. Hoá đơn trùng, không có đơn đặt, giá lệch hợp đồng được gắn cờ.

• Lệch có lý do. Giao thiếu rồi giao bù, đổi quy cách, phụ phí — cần người xem chứ không chặn cứng.
• Dữ liệu chứng từ phải sạch. Phiếu nhận, hoá đơn mờ hay thiếu thì khớp khó; cần kiểm phần đọc ngờ.
• Ngưỡng dung sai hợp lý. Quá chặt thì chặn oan, quá lỏng thì lọt; phải cấu hình theo doanh nghiệp.
• Bảo mật & phân quyền. Dữ liệu mua, giá, thanh toán nhạy cảm, tuân thủ Nghị định 13/2023.

Đây là phần MONA viết theo yêu cầu: đối chiếu bám đúng quy trình mua, dung sai và hệ thống chứng từ của doanh nghiệp.

• Hoá đơn khống. Hoá đơn không có đơn đặt hay phiếu nhận tương ứng được chặn.
• Thanh toán trùng. Cùng một hoá đơn trả hai lần được phát hiện sớm.
• Giá lệch hợp đồng. Đơn giá cao hơn hợp đồng đã ký bị gắn cờ.
• Nhận thiếu, trả đủ. Số lượng nhận ít hơn hoá đơn thì giữ lại phần chênh.

• Vào mua hàng. Lấy đơn đặt và phiếu nhận.
• Vào kế toán. Lấy hoá đơn, đẩy lệnh duyệt hoặc giữ thanh toán.
• Vào nguồn chứng từ. Hoá đơn điện tử, PDF, ảnh chứng từ giao nhận.
• Ra báo cáo. Tỉ lệ khớp tự động, lệch theo loại, tiền chặn được.

• Chặn trả tiền sai. Không trả cho hàng chưa nhận, sai giá, hoá đơn khống.
• Bắt gian lận & trùng. Phát hiện sớm hoá đơn trùng, không có đơn đặt.
• Kế toán đỡ việc. Khớp tự động, không khớp tay từng dòng, hết dồn cuối tháng.
• Minh bạch, có vết. Mỗi lần đối chiếu được lưu để kiểm toán.

Muốn AI đối chiếu 3 chiều nối vào mua hàng và kế toán? MONA viết phần mềm theo yêu cầu.

Khớp ba chứng từ bằng tay thì chậm và dễ sót, công cụ chung chung không đọc được chứng từ Việt và không nối vào mua hàng, kế toán.

Để gom và khớp đơn đặt, phiếu nhận, hoá đơn, áp dung sai, chặn thanh toán khi lệch và bắt gian lận, cần một hệ thống dựng riêng. Đây là phần MONA viết phần mềm theo yêu cầu: đối chiếu 3 chiều nối vào ERP, mua hàng và kế toán của doanh nghiệp.