AI tự động hoá quy trình mua hàng — đề nghị, so giá, đặt và nhận đúng chính sách

Mua hàng tưởng đơn giản nhưng khi rời rạc thì vừa đắt vừa khó kiểm.

• Mỗi phòng tự mua. Nhắn nhà cung cấp quen, không so giá, không theo chính sách chung.
• Đề nghị chạy bằng miệng. Tin nhắn, email rời rạc, không vết, khó kiểm chi.
• Mất giá tốt. Mua lẻ tẻ không gom đơn nên không được chiết khấu lô.
• Khó kiểm soát. Chi mua vượt ngân sách, sai chính sách vẫn lọt.

Đây là việc AI làm được: nối quy trình mua từ đề nghị tới nhận, minh bạch và đúng chính sách.

• Số hoá đề nghị mua. Nhân viên gửi yêu cầu một chỗ, đủ thông tin, không qua tin nhắn lẻ.
• Định tuyến duyệt & kiểm chính sách. Đề nghị qua đúng cấp, soi ngân sách và định mức trước.
• So giá nhà cung cấp. Đối chiếu giá, điều kiện, thời gian giao giữa các nhà cung cấp.
• Tạo đơn đặt & theo dõi. Lập đơn đặt, theo dõi giao, nhận và đối chiếu.

AI lo phần quy trình và so sánh. Người duyệt và chọn nhà cung cấp cho khoản quan trọng.

• Nhận đề nghị. Yêu cầu mua được gửi một chỗ, đủ thông tin và lý do.
• Kiểm chính sách. Soi ngân sách, định mức, có cần báo giá nhiều nhà cung cấp không.
• So giá & định tuyến. Đối chiếu nhà cung cấp, đẩy đề nghị qua đúng cấp duyệt.
• Tạo PO & theo dõi. Lập đơn đặt đã duyệt, theo dõi giao và nhận.

Khác biệt nằm ở minh bạch và giá mua:

• Trước: mỗi phòng tự mua, không so giá, đề nghị bằng miệng không vết, mua lẻ mất giá tốt.
• Sau: đề nghị tập trung, so giá nhà cung cấp, định tuyến duyệt đúng chính sách, gom đơn được chiết khấu, có vết kiểm.

• Số hoá đề nghị mua (PR). Mẫu yêu cầu chuẩn, đủ trường, gắn ngân sách và lý do.
• Kiểm chính sách & ngân sách. Đối chiếu định mức, ngân sách còn lại, ngưỡng cần báo giá.
• So giá nhà cung cấp. Đối chiếu giá, thời gian giao, điều khoản, lịch sử nhà cung cấp.
• Định tuyến duyệt. Theo giá trị và loại hàng, đưa đề nghị qua đúng cấp.
• Tạo PO & đối chiếu nhận. Lập đơn đặt, theo dõi giao, đối chiếu với đề nghị và hoá đơn.

• Người chọn nhà cung cấp. Giá chỉ là một yếu tố; chất lượng, quan hệ, công nợ do người quyết, nhất là hợp đồng lớn.
• Duyệt khoản lớn. Mua giá trị cao, hàng đặc thù phải có người duyệt, không tự động.
• Đúng chính sách & minh bạch. Tránh xung đột lợi ích, có vết để kiểm; chống chi sai, chi khống.
• Bảo mật dữ liệu mua. Giá, hợp đồng nhà cung cấp nhạy cảm, cần phân quyền, tuân thủ Nghị định 13/2023.

Đây là phần MONA viết theo yêu cầu: mua hàng bám đúng chính sách, sơ đồ duyệt và danh mục nhà cung cấp của doanh nghiệp.

• Đối chiếu nhiều nhà cung cấp. Giá, thời gian giao, điều khoản đặt cạnh nhau để chọn.
• Lịch sử nhà cung cấp. Độ tin cậy, tỉ lệ giao đúng hạn, chất lượng từng nhà.
• Gom đơn. Gộp nhu cầu nhiều phòng để được giá lô tốt hơn.
• Vết chọn lựa. Lưu lý do chọn nhà cung cấp để đối chiếu, tránh ưu ái khuất.

• Vào ERP / mua hàng. Đề nghị, đơn đặt, nhận hàng theo quy trình.
• Vào kế toán. Đối chiếu đơn đặt với hoá đơn, ngân sách.
• Vào danh mục nhà cung cấp. Bảng giá, điều kiện, lịch sử giao.
• Ra báo cáo. Chi mua theo phòng, theo nhà cung cấp, tiết kiệm từ so giá.

• Mua rẻ hơn. So giá và gom đơn nên được điều kiện tốt hơn.
• Đúng chính sách. Kiểm ngân sách và định mức trước, chặn chi sai.
• Minh bạch, có vết. Mọi đề nghị và lựa chọn được lưu, dễ kiểm toán.
• Nhanh hơn. Quy trình chạy tự động, không tắc ở tin nhắn và giấy tờ.

Muốn AI tự động hoá mua hàng nối vào ERP và kế toán? MONA viết phần mềm theo yêu cầu.

Mua hàng qua tin nhắn và Excel thì không so giá, không có vết và khó kiểm chi. Công cụ chung chung không khớp chính sách mua và sơ đồ duyệt riêng của doanh nghiệp.

Để số hoá đề nghị, kiểm chính sách, so giá nhà cung cấp, định tuyến duyệt và đối chiếu nhận, cần một hệ thống dựng riêng. Đây là phần MONA viết phần mềm theo yêu cầu: mua hàng nối vào ERP, kế toán và danh mục nhà cung cấp của doanh nghiệp.